طرح ارزیابی عملکرد سازمان در پایان سال، یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین راهبرد مدیریتی است که خوشبختانه رییس محترم سازمان با شناخت و تشخیص دقیق نیاز و دوراندیشی بر آن تأکید و در دستور کار قرار دادند، این نوشته حاوی نکات مقدماتی در این باره است که انشاءالله مثمرثمر واقع شود.
اهتمام برای ایجاد تحول و تعالی سازمان فرهنگی هنری شهرداری تهران که به‌حق ظرفیت‌ها و توانمندی‌های بالفعل و بالقوه فراوانی را دارد، با بررسی و تحلیل وضعیت موجود و برنامه‌ریزی برای رسیدن به وضعیت مطلوب آغاز می‌شود. در نتیجه، ضرورت دارد سازمان با رویکرد خودارزیابی، فاصله یا نارسایی در عملکرد‌ها و بازده‌های خود را با سطح قابل‌قبول این عملکرد‌ها و بازده‌ها بشناسد تا به ضرورت تغییر و مدیریت عملکرد سازمان واقف شود.
اصولاً در یک نگاه سیستمی هدفمند، موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل‌های سازمانی، «عملکرد» - به عنوان حاصل و نتیجه کار- بوده و بهبود آن مستلزم «اندازه‌گیری» است و علم مدیریت نیز مبین این نکته اساسی است که «هرچه را که نتوانیم اندازه‌گیری کنیم، نمی‌توانیم کنترل کنیم، و هرچه را که نتوانیم کنترل کنیم، مدیریت آن امکان‌پذیر نخواهد بود.» از این روست که سازمان موفق، بدون داشتن «نظام جامع ارزیابی عملکرد» منحصر به‌فرد و با انعطاف بالا (با توجه به زمان و نیاز) با ویژگی‌هایی نظیر جامعیت، کارآمدی، موثر در افزایش انگیزه و ایجاد رقابت مثبت و سازنده، قابل تصور نیست.
بنابراین، مطالعه، بررسی و شناسایی ریشه‌ای مشکلات و فرصت‌های بهبود سازمان و نیز سنجش میزان کارایى، اثربخشى و بهره‌ورى به‌منظور زمینه‌سازی ایجاد اصلاح و بهبود تدریجی و نظام‌مندکردن فعالیت‌ها از مهم‌ترین ثمرات تدوین مستندات عملکردی - دانشی و سنجش و ارزیابی آن‌ها به شمار مى‌رود.
علاوه بر این، سنجش و ارزیابی عملکرد، به‌طور مستقیم و غیرمستقیم، کارکردهاى انگیزشی، آموزشى و فرهنگسازی براى مخاطبان درون‌سازمانی و ده‌ها دستاورد دانشی برای مدیران تصمیم‌گیر سازمانی و نیز کارکرد آگاهی‌دهی و آشناسازی مخاطبان برون‌سازمانی را دارد که با بهبود شاخص‌های عملکردی باید به‌صورت پایدار استمرار یابد.
حوزه‌های اندازه‌گیری عملکرد مواردی نظیر واحد‌ها، فرایند‌ها، افراد، مشتریان و یا پیمانکاران را دربر می‌گیرد؛ درنتیجه با توجه به وجود حدود ۲۷۰۰ نفر نیروی انسانی و قریب به ۳۰۰ مرکز و اجرای بیش از ۳۰۰۰ عنوان برنامه فرهنگی هنری در سال و وجود فرایند‌ها مختلف در سازمان، اجرای این طرح امری پیچیده، حساس و دشوار می‌نماید؛ از این رو، تقویت روحیه جهادی، همت عالی و برنامه‌ریزی و اجرای دقیقی را طلب می‌کند تا انشاءالله سرمشق و الگویی برای فعالیت‌های سازمان و سایر سازمان‌های فرهنگی قرار گیرد.
گفتنی است اداره‌کل بازرسی و ارزیابی عملکرد سازمان در سال ۹۲ در این باره مستند ارزشمندی با عنوان «فرهنگ شهر ما» را اجرا کرد که می‌تواند در این خصوص مورد بهره‌برداری قرار گیرد.
با اعتنا به این مهم، ضرروت دارد ضمن ایجاد آگاهی، اطلاع‌رسانی و آمادگی ذهنی در سطوح مختلف سازمان، توجه دقیق در انتخاب اهداف، راهبرد‌ها، دامنه کاربرد، شناسایی فرایند‌ها و تعیین شاخص‌ها و مولفه‌های سنجش، روش و دوره ارزیابی و تکنیک‌های امتیازدهی با تشکیل دبیرخانه و تعیین ارکان اجرایی این طرح شکل اجرایی به خود گیرد. امید است به حول قوه الهی، جدیت و تلاش خانواده بزرگ سازمانی که بیستمین سال فعالیت خود را آغاز کرده، این طرح یک ارزیابی واقعی، عدالت‌محور، قابل‌اعتماد و اتکا، پیش‌برنده، پویا و از همه مهم‌تر طرحی برای بهبود و تعالی سازمان باشد.
