اهتمام برای ایجاد تحول با بررسی و تحلیل وضعیت موجود و برنامه‌ریزی برای رسیدن به وضعیت مطلوب آغاز می‌شود. درنتیجه، ضرورت دارد سازمان‌ها فاصله یا نارسایی در عملکرد‌ها و بازده‌های خود را با سطح قابل قبول این عملکرد‌ها و بازده‌ها مقایسه کنند؛ در این‌صورت به ضرورت تغییر در سازمان واقف می‌شوند. از این رهگذر، به نظر می‌رسد عاملی مهم‌تر از «شناخت نارسایی در عملکرد یا بازده سازمان‌ها» نمی‌توان یافت که بتواند زمینه‌ها و بسترهای لازم را برای تغییر و تحول ایجاد کند.
مفهوم عملکرد کلی یک سازمان، پدیده‌ای پیچیده است. اهمیت عملکرد برای سازمان‌ها متفاوت است به‌طوری‌که ممکن است سازمان‌های موجود در یک جامعه برای عملکرد اهمیت متفاوتی قایل باشند و نوع عملکردی که یک سازمان خاص، سعی در انجام آن دارد، معمولاً بسیار خاص بوده و بنابراین، برای مواجهه با مفهوم عملکرد، بایستی به «اهداف راهبردی» آن سازمان توجه کنیم.
عملکرد در واقع حاصل و نتیجه کار و به‌منزله چتری است که تمامی مفاهیمی که یک سازمان برای دستیابی به اهداف خویش مورد توجه قرار می‌دهد را پوشش داده و در یک نگاه سیستمی و هدفمند، موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل‌های سازمانی، «عملکرد» بوده و بهبود آن مستلزم اندازه‌گیری است و سازمانی بدون نظام ارزیابی عملکرد قابل تصور نیست و درنتیجه هر سازمان بایستی یک سیستم اندازه‌گیری عملکرد منحصر‌به‌فرد و با انعطاف بالا ویژگی‌هایی شامل: جامعیت، کارآمدی، موثر در افزایش انگیزه و ایجاد رقابت مثبت و سازنده در مجموعه سازمان، بهره‌مند باشد.
از این رو، بررسی نتایج عملکرد نیز، فرایندی مهم و راهبردی تلقی می‌شود که ضمن سنجش و اندازه‌گیری، ارزش‌گذاری و قضاوت در خصوص عملکرد، میزان پاسخ‌گویی و تحقق اهداف و برنامه‌های هر سازمان را مشخص می‌کند.
افزایش بازده مهم است، اما با اهمیت‌تر از آن «ایجاد بهبود در عملکرد» به‌خصوص برای نوآوری و کارایی بیشتر است. از این روی شناسایی نقاط ضعف، قوت، تهدید، فرصت و زمینه‌های بهبود از مهم‌ترین نتایج تهیه و تدوین گزارش‌های عملکرد به شمار می‌آید. علاوه بر این، نقش انگیزشی، فرهنگ‌سازی، آموزشی و شناسایی ریشه‌ای مشکلات سازمان‌ها برای بهبود شاخص‌های عملکردی، از ثمرات این‌گونه گزارش‌ها می‌تواند باشد.
تهیه و تدوین و انتشار گزارش عملکرد از این منظر، به عنوان یک مستند عینی، روشن و تمام‌نما می‌تواند فعالیت و تلاش جمعی هر سازمان و زیرمجموعه‌های آن را با گستره وسیع فعالیت‌های فرهنگی و طبقه‌بندی‌های گوناگون با ظرفیت‌ها، زیبایی‌ها، موفقیت‌ها و یا ضعف‌ها و ناکامی‌های احتمالی نمایان سازد؛ بنابراین، این‌گونه مستند‌ها در نوع خود به خود‌شناسی و نقد علمی- اصلاحی سازمان و مراکز زیر پوشش آن و نیز مهیا نمودن عینی و عملی ارتقا و اعتلای شئون مختلف فعالیت‌ها مدد می‌رساند.
بدون تردید، تدوین و انتشار گزارش‌ها با استمرار و تکمیل روندی مثبت، می‌تواند مسیر تکامل را طی نماید و یکی از مراحل مهم بهسازی و توان‌مندسازی سازمانی را محقق و امکان استقرار ارزیابی علمی و جامع را مهیا سازد. همچنین این‌گونه اسناد دارای اصالت عینی و علمی، می‌تواند سنگ محک واقعی برای هرگونه قضاوت، سنجش مصلحانه و مشفقانه و دارای دستاوردهای بسیار ارزنده باشد.
فواید و کارکردهای تدوین گزارش عملکرد
۱. بررسی، تحلیل و ارزیابی وضعیت موجود (کمی و کیفی و با دیدگاه سیستمی)
۲. ضرورت شناخت سازمان‌ها از فاصله یا نارسایی در عملکرد‌ها و بازده‌های خود (مقایسه عملکرد‌ها و بازده‌ها)
۳. آگاهی از ضرورت‌ها و زمینه‌ها و بسترهای لازم برای تغییر و تحول در سازمان
۴. برنامه‌ریزی برای ایجاد تغییر و تحول و رسیدن به وضعیت مطلوب
۵. امکان‌سازی پیش‌بینی و تعیین حرکت‌ها و میزان رشد آتی
۶. ایجاد نوآوری و کارایی بیشتر برای دستیابی به اهداف خویش (اهداف راهبردی)
۷. کمک به ایجاد فرایندی شفاف و منسجم در ارزیابی عملکرد
۸. نقش انگیزشی، فرهنگ‌سازی، آموزشی و ایجاد رقابت مثبت و سازنده
۹. کمک به فراهم آوردن زیرساخت‌های مناسب جهت ارتقای عملکرد
۱۰. شناسایی نقاط ضعف، قوت، تهدید، فرصت و زمینه‌های بهبود عملکرد
۱۱. مستندسازی عملکرد و جلوگیری از ناقص و یا خالی شدن حافظه سازمان
۱۲. کمک به خود‌شناسی و نقد علمی- اصلاحی
۱۳. استفاده خبری و گزارش از نتایج نهایی گزارش عملکرد برای انعکاس رسانه‌ای
۱۴. ارتقای پاسخ‌گویی با شناخت وضعیت موجود و ارتقای کیفی فعالیت‌ها
۱۵. ارایه چکیده گزارش عملکرد به مخاطبان در قالب بروشور، پوس‌تر، پاورپوینت و لوح‌فشرده و... به منظور ایجاد تعاملی دوسویه مستمر.
۱۶. کمک به ایجاد و توسعه مدیریت دانش در سازمان.
